Arbeitsablauf/-organisation, Qualitätsmanagement

PixFile ist ein PDF-Editor mit einer schlanken und sehr effizienten Benutzeroberfläche. Auf das wesentliche reduziert um Ihnen rasch ein Bild der Qualität des vorliegenden PDF, für die jeweilige Druckausgabe, zu verschaffen. In diesem ersten Video zeige ich Ihnen die Benutzeroberfläche von PixFile und ein mögliches, systematisches Vorgehen bei der PDF-Prüfung.

Als erstes sollten Sie sich mittels der Analyse in PixFile einen Überblick über das vorliegende PDF und dessen Inhalt verschaffen. In wenigen Schritten gibt Ihnen diese Software ein Bild der Qualität in Bezug auf die gewünschte Druckausgabe.

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie mit PixFile rasch sämtliche für Ihre Ausgabe relevanten Informationen zu den Bildern im PDF herauslesen können. So gibt es keine Überraschungen bezüglich der Qualität in Ihrem Druckprodukt.

PixFile ist ein PDF-Editor, welcher Druckdaten auch bearbeiten, sprich Objekte korrigieren kann für einen jeweiligen Druckprozess. Das Ändern von Farbe, Schrift und Überdrucken, lassen sich intuitiv und sehr effizient anpassen.

Profitiere von vereinfachten und optimierten Bearbeitungsfunktionen, um deine Produktivität zu steigern.

Stell dir vor, du kannst lange PDF-Dokumente innerhalb von wenigen Minuten zusammenfassen und sogar Fragen dazu beantworten. Adobe macht diesen Traum mit dem neuesten Update für Reader und Acrobat wahr.

Seien es «Gut zum Druck», Verträge oder Angebote, welche Sie vom Kunden zurückerhalten, es kann sich lohnen, diese Dateien zu vergleichen. Welche PDF-Editoren taugen für einen solchen Vergleich und für welchen Betrieb ist welche Software dazu nützlich? In einer Druckerei ist es von Vorteil, wenn auch auf Pixel-Ebene Dateien verglichen werden können. In einem Büro-Alltag wohl nur Text.

Seien es «Gut zum Druck», Verträge oder Angebote, welche Sie vom Kunden zurückerhalten, es kann sich lohnen, diese Dateien zu vergleichen. Welche PDF-Editoren taugen für einen solchen Vergleich und für welchen Betrieb ist welche Software dazu nützlich? In einer Druckerei ist es von Vorteil, wenn auch auf Pixel-Ebene Dateien verglichen werden können. In einem Büro-Alltag wohl nur Text.

Seien es «Gut zum Druck», Verträge oder Angebote, welche Sie vom Kunden zurückerhalten, es kann sich lohnen, diese Dateien zu vergleichen. Welche PDF-Editoren taugen für einen solchen Vergleich und für welchen Betrieb ist welche Software dazu nützlich? In einer Druckerei ist es von Vorteil, wenn auch auf Pixel-Ebene Dateien verglichen werden können. In einem Büro-Alltag wohl nur Text.

Es kommt immer noch vor, dass Unterlagen von Hand auf Papier erfasst werden. Möchte man diese nun digitalisieren und elektronisch durchsuchbar ablegen, dann heisst es, eine OCR-Texterkennungssoftware zu finden, welche die eigene Handschrift erkennen kann. Erstaunlich, was bei meiner Testreihe mit verschiedenen Softwaren herausgekommen ist.

Es kommt immer noch vor, dass Unterlagen von Hand auf Papier erfasst werden. Möchte man diese nun digitalisieren und elektronisch durchsuchbar ablegen, dann heisst es, eine OCR-Texterkennungssoftware zu finden, welche die eigene Handschrift erkennen kann. Erstaunlich, was bei meiner Testreihe mit verschiedenen Softwaren herausgekommen ist.

Es kommt immer noch vor, dass Unterlagen von Hand auf Papier erfasst werden. Möchte man diese nun digitalisieren und elektronisch durchsuchbar ablegen, dann heisst es, eine OCR-Texterkennungssoftware zu finden, welche die eigene Handschrift erkennen kann. Erstaunlich, was bei meiner Testreihe mit verschiedenen Softwaren herausgekommen ist.

Die effiziente Dokumentenarchivierung sollte ein wesentlicher Bestandteil einer Unternehmensführung sein. Sie ermöglicht die zeitlich unbegrenzte und unveränderbare Aufbewahrung von Archivmaterial. Dabei bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile wie: Platzersparnis, Zeit- und Kostenreduktion, rasches Auffinden von Dokumenten, Rechtliche Konformität (gemäss GeBüV, Geschäftsbücherverordnung Schweiz) legt verbindliche Regelungen über die Führung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten fest.

In diesem Video lernen Sie, worauf Sie beim Erfassen (scannen) von Belegen, Arbeitszeugnissen, Diplomen usw. achten sollten. Ein hoher Kontrast und eine gute Auflösung sollten als Grundlage für eine optimale OCR-Texterkennung Voraussetzung sein. Unabhängig, ob Sie die Dokumente via Scanner oder Smartphone digitalisieren.

Gleich zu Beginn des Workshops sollten Sie, wenn Sie mit Adobe Acrobat DC Pro arbeiten, die Benutzeroberfläche in der aktuellsten Version auf die «Alte Ansicht» umstellen. Adobe hat es leider bis zum heutigen Tage bisher nicht geschafft, den Aktionsassistenten für die Stapelverarbeitung zu aktivieren!

Auf einem Mac können Sie je nach eingesetzter Software und Gerät (Scanner) auf unterschiedlichem Weg Ihre Dokumente scannen, sprich erfassen. In diesem Video werde ich Ihnen meine Empfehlung für das Scannen von Dokumenten wie Arbeitszeugnisse, Diplome, Rechnungsbelege usw. aufzeigen. Wählen Sie eine gute Scanauflösung (300 bis 600 ppi), die Dateigrösse kann im Nachgang noch optimiert werden. Es ist wichtig, den Scan in einer hohen Auflösung zu erfassen, damit die OCR-Texterkennung mit bester Qualität durchgeführt werden kann.

Erfassen Sie Ihre Belege mit einem Smartphone, so kann je nach Lichtbedingung der Kontrast gering ausfallen. Zudem ist gegenüber einem Scan nicht gewährleistet, dass der Beleg plano, sprich ohne Falten und Zerknittern, erfasst werden kann. Dementsprechend sollte für eine gute OCR-Texterkennung der mit dem Smartphone erfasste Beleg in Kontrast und Schwärzung des Textes noch angepasst werden.

Es ist eventuell notwendig, nach einem Scan Ihrer Vorlagen noch gewisse Elemente (Lochungen, Ränder usw.) zu entfernen. In diesem Video lernen Sie anhand der Bildbearbeitungssoftware Adobe Photoshop, wie Sie dies einfach und rasch erledigen können. Der Vorteil bei Adobe ist das Zusammenspiel von Acrobat DC Pro und Photoshop, welches die Korrekturen der Bildbearbeitung direkt aus Acrobat DC Pro heraus ermöglicht.

Es ist eventuell notwendig, nach einem Scan Ihrer Vorlagen noch gewisse Elemente (Lochungen, Ränder usw.) zu entfernen. In diesem Video lernen Sie anhand der kostengünstigen Bildbearbeitungssoftware Affinity Photo (Canva), wie Sie dies einfach und rasch erledigen können.

Es ist eventuell notwendig, nach einem Scan Ihrer Vorlagen noch gewisse Elemente (Lochungen, Ränder usw.) zu entfernen. In diesem Video lernen Sie anhand der kostenlosen Bildbearbeitungssoftware GIMP (Open Source), wie Sie dies einfach und rasch erledigen können.

OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) ermöglicht es Ihnen, gescannte Dokumente nach deren Inhalten zu durchsuchen. Es wird hinter dem gescannten Dokument, mittels optischer Zeichenerkennung, der Text eingefügt. So können Sie zum Beispiel im geschlossenen PDF auf Ihrem Rechner nach Auftragsnummern, Aktenzeichen, Rechnungsnummern usw. suchen und finden das gewünschte Dokument im Handumdrehen. Kein langes Suchen in physischen Ordnern und Papierdokumenten.

Wegen der hohen Eingabeauflösung beim Scan (300 bis 600 ppi), ist es nun erforderlich, die Dateigrösse Ihres PDFs zu optimieren. Dies sollte zwingend erst nach der OCR-Texterkennung erfolgen. Dies ergibt eine bessere Qualität bei der Erkennung von feinen und kleinen Schriften.

Achten Sie bei der Weitergabe von PDF-Dokumenten darauf, dass Sie diese bedienerfreundlich weiterreichen. In den Dokumenteigenschaften können Sie einem Dokument eine «Ansicht beim Öffnen» einrichten, was der Person, die Ihr PDF bekommt, gleich einen Überblick verschafft und das Navigieren durch das Dokument erleichtert.

Im Herbst 2005 wurde PDF/A von der ISO (Internationale Organisation für Normung) als Standard für die Langzeitarchivierung verabschiedet. Damit eine exakte, reproduzierbare Darstellung des Inhalts eines PDFs auch nach Jahren gewährleistet werden kann, müssen bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Die PDF/A-Normen sorgen dafür, dass bestimmte Inhalte in einem PDF zwingend eingebettet werden (z. B. Schriften) und andere, weil sie die Beständigkeit eines Dokumentes unterlaufen (z. B. interaktive Links), nicht.

Mit dem Aktionsassistenten in Adobe Acrobat DC Pro fassen Sie die einzelnen zuvor gezeigten Schritte in eine Stapelverarbeitung zusammen. Legen Sie sich einen Eingabe- und Ausgabeordner an. Danach scannen Sie Ihre Dokumente in den Eingabeordner und mit nur einem Klick werden sämtliche notwendigen Verarbeitungsschritte (OCR-Texterkennung, optimieren der Dateigrösse, Ansicht beim Öffnen) nach Ihren Vorgaben umgesetzt. Dies ist äusserst zeitsparend und vor allem werden Fehler bei der Verarbeitung vermieden.