COM-Lektionen

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Es kommt immer noch vor, dass Unterlagen von Hand auf Papier erfasst werden. Möchte man diese nun digitalisieren und elektronisch durchsuchbar ablegen, dann heisst es, eine OCR-Texterkennungssoftware zu finden, welche die eigene Handschrift erkennen kann. Erstaunlich, was bei meiner Testreihe mit verschiedenen Softwaren herausgekommen ist.

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Es kommt immer noch vor, dass Unterlagen von Hand auf Papier erfasst werden. Möchte man diese nun digitalisieren und elektronisch durchsuchbar ablegen, dann heisst es, eine OCR-Texterkennungssoftware zu finden, welche die eigene Handschrift erkennen kann. Erstaunlich, was bei meiner Testreihe mit verschiedenen Softwaren herausgekommen ist.

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Seien es «Gut zum Druck», Verträge oder Angebote, welche Sie vom Kunden zurückerhalten, es kann sich lohnen, diese Dateien zu vergleichen. Welche PDF-Editoren taugen für einen solchen Vergleich und für welchen Betrieb ist welche Software dazu nützlich? In einer Druckerei ist es von Vorteil, wenn auch auf Pixel-Ebene Dateien verglichen werden können. In einem Büro-Alltag wohl nur Text.

PDF vergleichen Qualitätskontrolle Verträge Gut zum Druck Qualitätsmanagement Sicherheit Textänderungen

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In diesem kurzen Workshop lernen Sie eine Person zu verschieben auf zwei verschiedene Arten. Sie werden eine kleine Retusche mit dem Ausbessern-Werkzeug vornehmen und das ganze mittels Ebenen und Ebenenmasken, also nicht destruktiv.

Ebenen Inhaltsbasiert verschieben Ebenenmaske Photoshop 2024 Bildkombination Ausbessern-Werkzeug Auswahlen

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Lernen Sie, weshalb es von Bedeutung ist, eine Auswahl für Produktfotos mit einer weichen Kante zu versehen. Es kann bei Bildkombinationen vorkommen, dass um ein Objekt ein Saum (Rand) des ursprünglichen Hintergrunds zu erkennen ist. In der Ebenenmaske und mit der Gradationskurve lassen sich solche unerwünschten Effekte eliminieren.

Gradationskurve, Ebenenmaske, Freistellen, Weiche Kanten, Ränder, Saum, Blitzer

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Sie werden in diesem Video selbstständig in Adobe Photoshop Aktionen erstellen, mit denen Sie reproduktionstechnisch und automatisiert, mittels KI, Produktfotos freistellen können. Es werden dabei Auswahlen erstellt und diese noch nachbearbeitet. Auswahlen sollten dabei ins Bild gesichert und entsprechend benannt werden.

Produktfotos, Akion, Stapelverarbeitung, Automatisation, Workflow, Photoshop

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Für eine elektronische Belegaufbewahrung gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung), sollten zwingend ein paar grundlegende Bedingungen beachtet werden. Man spricht von Langzeitarchivierung, wenn die Informationen mindestens 10 Jahre und länger aufbewahrt und zugreifbar gehalten werden. Bei einem elektronischen Archiv werden die Dokumente in ein langzeitstabiles Format wie PDF/A (inklusive OCR-Texterkennung, wenn es sich um gescannte Dokumente handelt) umgewandelt.  Die Dokumente sollen auch dann lesbar bleiben, wenn die dazugehörigen Original-Applikationen nicht mehr vorhanden sind.

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Im Herbst 2005 wurde PDF/A von der ISO (Internationale Organisation für Normung) als Standard für die Langzeitarchivierung verabschiedet. Damit eine exakte, reproduzierbare Darstellung des Inhalts eines PDFs auch nach Jahren gewährleistet werden kann, müssen bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Die PDF/A-Normen sorgen dafür, dass bestimmte Inhalte in einem PDF zwingend eingebettet werden (z. B. Schriften) und andere, weil sie die Beständigkeit eines Dokumentes unterlaufen (z. B. interaktive Links), nicht.

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Wegen der hohen Eingabeauflösung beim Scan (300 bis 600 ppi), ist es nun erforderlich, die Dateigrösse Ihres PDFs zu optimieren. Dies sollte zwingend erst nach der OCR-Texterkennung erfolgen. Dies ergibt eine bessere Qualität bei der Erkennung von feinen und kleinen Schriften.

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Auf einem PC (Windows) können Sie je nach eingesetzter Software und Gerät (Scanner) auf unterschiedlichem Weg Ihre Dokumente scannen, sprich erfassen. In diesem Video werde ich Ihnen meine Empfehlung für das Scannen von Dokumenten wie Arbeitszeugnisse, Diplome, Rechnungsbelege usw. aufzeigen. Wählen Sie eine gute Scanauflösung (300 bis 600 ppi), die Dateigrösse kann im Nachgang noch optimiert werden. Es ist wichtig, den Scan in einer hohen Auflösung zu erfassen, damit die OCR-Texterkennung mit bester Qualität durchgeführt werden kann.

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Die effiziente Dokumentenarchivierung sollte ein wesentlicher Bestandteil einer Unternehmensführung sein. Sie ermöglicht die zeitlich unbegrenzte und unveränderbare Aufbewahrung von Archivmaterial. Dabei bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile wie: Platzersparnis, Zeit- und Kostenreduktion, rasches Auffinden von Dokumenten, Rechtliche Konformität (gemäss GeBüV, Geschäftsbücherverordnung Schweiz) legt verbindliche Regelungen über die Führung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten fest.

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Mit dem Aktionsassistenten in Adobe Acrobat DC Pro fassen Sie die einzelnen zuvor gezeigten Schritte in eine Stapelverarbeitung zusammen. Legen Sie sich einen Eingabe- und Ausgabeordner an. Danach scannen Sie Ihre Dokumente in den Eingabeordner und mit nur einem Klick werden sämtliche notwendigen Verarbeitungsschritte (OCR-Texterkennung, optimieren der Dateigrösse, Ansicht beim Öffnen) nach Ihren Vorgaben umgesetzt. Dies ist äusserst zeitsparend und vor allem werden Fehler bei der Verarbeitung vermieden.

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Achten Sie bei der Weitergabe von PDF-Dokumenten darauf, dass Sie diese bedienerfreundlich weiterreichen. In den Dokumenteigenschaften können Sie einem Dokument eine «Ansicht beim Öffnen» einrichten, was der Person, die Ihr PDF bekommt, gleich einen Überblick verschafft und das Navigieren durch das Dokument erleichtert.

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OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) ermöglicht es Ihnen, gescannte Dokumente nach deren Inhalten zu durchsuchen. Es wird hinter dem gescannten Dokument, mittels optischer Zeichenerkennung, der Text eingefügt. So können Sie zum Beispiel im geschlossenen PDF auf Ihrem Rechner nach Auftragsnummern, Aktenzeichen, Rechnungsnummern usw. suchen und finden das gewünschte Dokument im Handumdrehen. Kein langes Suchen in physischen Ordnern und Papierdokumenten.

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Es ist eventuell notwendig, nach einem Scan Ihrer Vorlagen noch gewisse Elemente (Lochungen, Ränder usw.) zu entfernen. In diesem Video lernen Sie anhand der kostengünstigen Bildbearbeitungssoftware Affinity Photo (Canva), wie Sie dies einfach und rasch erledigen können.

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Erfassen Sie Ihre Belege mit einem Smartphone, so kann je nach Lichtbedingung der Kontrast gering ausfallen. Zudem ist gegenüber einem Scan nicht gewährleistet, dass der Beleg plano, sprich ohne Falten und Zerknittern, erfasst werden kann. Dementsprechend sollte für eine gute OCR-Texterkennung der mit dem Smartphone erfasste Beleg in Kontrast und Schwärzung des Textes noch angepasst werden.

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Gleich zu Beginn des Workshops sollten Sie, wenn Sie mit Adobe Acrobat DC Pro arbeiten, die Benutzeroberfläche in der aktuellsten Version auf die «Alte Ansicht» umstellen. Adobe hat es leider bis zum heutigen Tage bisher nicht geschafft, den Aktionsassistenten für die Stapelverarbeitung zu aktivieren!

Die effiziente Dokumentenarchivierung sollte ein wesentlicher Bestandteil einer Unternehmensführung sein. Sie ermöglicht die zeitlich unbegrenzte und unveränderbare Aufbewahrung von Archivmaterial. Dabei bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile wie: Platzersparnis, Zeit- und Kostenreduktion, rasches Auffinden von Dokumenten, Rechtliche Konformität (gemäss GeBüV, Geschäftsbücherverordnung Schweiz) legt verbindliche Regelungen über die Führung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten fest.

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Erstellen Sie eine PDF/X-Datei für Ihre Druckerei, gemäss den ganz zu Beginn gewählten Farbeinstellungen. Gehen Sie via Datei > Exportieren, um eine PDF/X-4 für den Druck zu erstellen. Überprüfen Sie, wenn möglich, die Druckdaten in Acrobat DC, mit der Ausgabevorschau unter dem Werkzeug Druckproduktion.

Mit einem Prompt (Texteingabe bei KI-Suchfenster) können Fotos mit Inhalten gefunden werden, die von unserer Stichwort-KI nicht erfasst werden. Mithilfe dieser Freitextsuche kann jetzt auch nach abstrakten und nicht gegenständlichen Begriffen gesucht werden. Definieren Sie einen Satz wie «Stadt mit Stadtmauer», wonach gesucht werden soll. Die Eingaben können auf Deutsch oder in Englisch formuliert und wie bei den übrigen Suchen auch kann der Suchraum über die Einstellungen festgelegt werden. Die Ergebnisqualität hängt von geschicktem «prompt-engineering» und dem gegebenen Bildbestand ab.

Prompt Excire Foto 2024 Datenbank Bilder organisieren Bilder suchen KI-Unterstützung GPS-Daten Gesichtserkennung Ähnlichkeitssuche Freitext­suche Tagging Stichworte Metadaten prompt-engineering

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Finden Sie Bilder anhand von GPS-Eingabe, oder suchen Sie in der Bildersammlung ganz einfach nach Land und Region. Excire Foto findet dann mittels gewähltem Radius, z. B. 10 km, sämtliche Bilder, welche die Angaben bei der Aufnahme mitbekommen haben.

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«Ähnliche Fotos finden» findet Fotos, ohne dabei Stichwörter zu verwenden. Wählen Sie einfach ein Referenzfoto aus, welches Sie als Suchintention verwenden möchten, und Excire Foto findet automatisch und schnell eine Sammlung von Bildern mit ähnlicher Ansicht und Inhalt.

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Optimiert die Bildqualität und reduziert das Rauschen, während Details erhalten bleiben. Bei zu hohen ISO-Werten oder schlechten Aufnahmebedingungen, kann dies notwendig sein. Das Ergebnis wird als DNG-Datei gespeichert.

Rauschreduzierung Entrauschen Adobe Camera Raw Bildqualität Detail KI DNG Raw

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Mit dem Neural Filter Make-up übertragen, wird versucht ein in einem Bild vorhandenes Make-up (Augenpartien und Mund), auf ein anderes Bild zu übertragen. Was einmal mehr und weniger gut gelingt.

Bildübertragung KI Retusche Neural Filter Make-up Make up Portrait