Arbeitsablauf/-organisation, Qualitätsmanagement

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Aktionsassistent in Adobe Acrobat DC Pro (Stapelverarbeitung)

Mit dem Aktionsassistenten in Adobe Acrobat DC Pro fassen Sie die einzelnen zuvor gezeigten Schritte in eine Stapelverarbeitung zusammen. Legen Sie sich einen Eingabe- und Ausgabeordner an. Danach scannen Sie Ihre Dokumente in den Eingabeordner und mit nur einem Klick werden sämtliche notwendigen Verarbeitungsschritte (OCR-Texterkennung, optimieren der Dateigrösse, Ansicht beim Öffnen) nach Ihren Vorgaben umgesetzt. Dies ist äusserst zeitsparend und vor allem werden Fehler bei der Verarbeitung vermieden.

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PDF/A erzeugen mit Adobe Acrobat DC Pro

Im Herbst 2005 wurde PDF/A von der ISO (Internationale Organisation für Normung) als Standard für die Langzeitarchivierung verabschiedet. Damit eine exakte, reproduzierbare Darstellung des Inhalts eines PDFs auch nach Jahren gewährleistet werden kann, müssen bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Die PDF/A-Normen sorgen dafür, dass bestimmte Inhalte in einem PDF zwingend eingebettet werden (z. B. Schriften) und andere, weil sie die Beständigkeit eines Dokumentes unterlaufen (z. B. interaktive Links), nicht.

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Dokumenteigenschaften «Ansicht beim Öffnen» in Acrobat DC Pro

Achten Sie bei der Weitergabe von PDF-Dokumenten darauf, dass Sie diese bedienerfreundlich weiterreichen. In den Dokumenteigenschaften können Sie einem Dokument eine «Ansicht beim Öffnen» einrichten, was der Person, die Ihr PDF bekommt, gleich einen Überblick verschafft und das Navigieren durch das Dokument erleichtert.

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Dateigrösse optimieren mit Adobe Acrobat DC Pro

Wegen der hohen Eingabeauflösung beim Scan (300 bis 600 ppi), ist es nun erforderlich, die Dateigrösse Ihres PDFs zu optimieren. Dies sollte zwingend erst nach der OCR-Texterkennung erfolgen. Dies ergibt eine bessere Qualität bei der Erkennung von feinen und kleinen Schriften.

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OCR-Texterkennung mit Adobe Acrobat DC Pro

OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) ermöglicht es Ihnen, gescannte Dokumente nach deren Inhalten zu durchsuchen. Es wird hinter dem gescannten Dokument, mittels optischer Zeichenerkennung, der Text eingefügt. So können Sie zum Beispiel im geschlossenen PDF auf Ihrem Rechner nach Auftragsnummern, Aktenzeichen, Rechnungsnummern usw. suchen und finden das gewünschte Dokument im Handumdrehen. Kein langes Suchen in physischen Ordnern und Papierdokumenten.

Bildbearbeitung mit Gimp (Open Source)

Es ist eventuell notwendig, nach einem Scan Ihrer Vorlagen noch gewisse Elemente (Lochungen, Ränder usw.) zu entfernen. In diesem Video lernen Sie anhand der kostenlosen Bildbearbeitungssoftware GIMP (Open Source), wie Sie dies einfach und rasch erledigen können.

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Bildbearbeitung mit Affinity Photo

Es ist eventuell notwendig, nach einem Scan Ihrer Vorlagen noch gewisse Elemente (Lochungen, Ränder usw.) zu entfernen. In diesem Video lernen Sie anhand der kostengünstigen Bildbearbeitungssoftware Affinity Photo (Canva), wie Sie dies einfach und rasch erledigen können.

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Bildbearbeitung mit Adobe Photoshop

Es ist eventuell notwendig, nach einem Scan Ihrer Vorlagen noch gewisse Elemente (Lochungen, Ränder usw.) zu entfernen. In diesem Video lernen Sie anhand der Bildbearbeitungssoftware Adobe Photoshop, wie Sie dies einfach und rasch erledigen können. Der Vorteil bei Adobe ist das Zusammenspiel von Acrobat DC Pro und Photoshop, welches die Korrekturen der Bildbearbeitung direkt aus Acrobat DC Pro heraus ermöglicht.

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Bildbearbeitung nach Erfassung mit Smartphone

Erfassen Sie Ihre Belege mit einem Smartphone, so kann je nach Lichtbedingung der Kontrast gering ausfallen. Zudem ist gegenüber einem Scan nicht gewährleistet, dass der Beleg plano, sprich ohne Falten und Zerknittern, erfasst werden kann. Dementsprechend sollte für eine gute OCR-Texterkennung der mit dem Smartphone erfasste Beleg in Kontrast und Schwärzung des Textes noch angepasst werden.

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Scannen auf dem Mac und in Acrobat DC Pro

Auf einem Mac können Sie je nach eingesetzter Software und Gerät (Scanner) auf unterschiedlichem Weg Ihre Dokumente scannen, sprich erfassen. In diesem Video werde ich Ihnen meine Empfehlung für das Scannen von Dokumenten wie Arbeitszeugnisse, Diplome, Rechnungsbelege usw. aufzeigen. Wählen Sie eine gute Scanauflösung (300 bis 600 ppi), die Dateigrösse kann im Nachgang noch optimiert werden. Es ist wichtig, den Scan in einer hohen Auflösung zu erfassen, damit die OCR-Texterkennung mit bester Qualität durchgeführt werden kann.

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