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PDF-Tools in PDF-XChange Pro (Stapelverarbeitung)

Scannen Sie Ihre Dokumente in einen Hotfolder, um Sie danach mit PDF Tools, in der Stapelverarbeitung zeitsparend und sicher, optimal aufbereiten können. PDF Tools in ist PDF-Xchange Pro enthalten, sollten Sie nur über PDF-XChange Editor Plus verfügen, können Sie PDF Tools auch einzeln erwerben.

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PDF/A erzeugen mit PDF-XChange Pro

Im Herbst 2005 wurde PDF/A von der ISO (Internationale Organisation für Normung) als Standard für die Langzeitarchivierung verabschiedet. Damit eine exakte, reproduzierbare Darstellung des Inhalts eines PDFs auch nach Jahren gewährleistet werden kann, müssen bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Die PDF/A-Normen sorgen dafür, dass bestimmte Inhalte in einem PDF zwingend eingebettet werden (z. B. Schriften) und andere, weil sie die Beständigkeit eines Dokumentes unterlaufen (z. B. interaktive Links), nicht.

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Dokumenteigenschaften «Ansicht beim Öffnen» in PDF-XChange Pro

Es ist eine nicht zu unterschätzende Einstellung, welche Sie in den Dokumenteigenschaften von PDF-XChange Editor Plus für eine benutzerfreundliche Weitergabe Ihrem PDF einrichten sollten. Selbstverständlich wird dies, wie auch die zuvor gezeigten Schritte, im Aktionsassistenten zusammengefasst in einer Stapelverarbeitung.

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Dateigrösse optimieren mit PDF-XChange Pro

Wegen der hohen Eingabeauflösung beim Scan (300 bis 600 ppi), ist es nun erforderlich, die Dateigrösse Ihres PDFs zu optimieren. Dies sollte zwingend erst nach der OCR-Texterkennung erfolgen. Dies ergibt eine bessere Qualität bei der Erkennung von feinen und kleinen Schriften.

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OCR-Texterkennung mit PDF-XChange Pro

OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) ermöglicht es Ihnen, gescannte Dokumente nach deren Inhalten zu durchsuchen. Es wird hinter dem gescannten Dokument, mittels optischer Zeichenerkennung, der Text eingefügt. So können Sie zum Beispiel im geschlossenen PDF auf Ihrem Rechner nach Auftragsnummern, Aktenzeichen, Rechnungsnummern usw. suchen und finden das gewünschte Dokument im Handumdrehen. Kein langes Suchen in physischen Ordnern und Papierdokumenten.

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Scannen unter Windows und in PDF-XChange Pro

Auf einem PC (Windows) können Sie je nach eingesetzter Software und Gerät (Scanner) auf unterschiedlichem Weg Ihre Dokumente scannen, sprich erfassen. In diesem Video werde ich Ihnen meine Empfehlung für das Scannen von Dokumenten wie Arbeitszeugnisse, Diplome, Rechnungsbelege usw. aufzeigen. Wählen Sie eine gute Scanauflösung (300 bis 600 ppi), die Dateigrösse kann im Nachgang noch optimiert werden. Es ist wichtig, den Scan in einer hohen Auflösung zu erfassen, damit die OCR-Texterkennung mit bester Qualität durchgeführt werden kann.

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Wichtig bezüglich Kontrast und Auflösung

In diesem Video lernen Sie, worauf Sie beim Erfassen (scannen) von Belegen, Arbeitszeugnissen, Diplomen usw. achten sollten. Ein hoher Kontrast und eine gute Auflösung sollten als Grundlage für eine optimale OCR-Texterkennung Voraussetzung sein. Unabhängig, ob Sie die Dokumente via Scanner oder Smartphone digitalisieren.

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Einleitung zum Workshop

Die effiziente Dokumentenarchivierung sollte ein wesentlicher Bestandteil einer Unternehmensführung sein. Sie ermöglicht die zeitlich unbegrenzte und unveränderbare Aufbewahrung von Archivmaterial. Dabei bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile wie: Platzersparnis, Zeit- und Kostenreduktion, rasches Auffinden von Dokumenten, Rechtliche Konformität (gemäss GeBüV, Geschäftsbücherverordnung Schweiz) legt verbindliche Regelungen über die Führung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten fest.

Dynamische Stempel – Fazit

Fazit: Bevor Sie mit der Erstellung von Stempeln beginnen, machen Sie sich Gedanken über Gestaltung, Grösse, Felder und Farbe. Damit Sie keine Schriftprobleme bekommen, sollten Sie auf Systemschriften wie Arial und Helvetica setzen. Es gibt Betriebe, welche auch die Stempel in Ihrer Hausschrift haben möchten. Das geht, wenn auf allen Computern diese installiert ist und die Stempel das Haus nicht verlassen. Speichern Sie Stempelvorgaben, um das Erstellen weiterer Stempel zu beschleunigen. So einfach wie in PDF-XChange Editor Plus, lassen sich meines Wissens in keinem anderen PDF Editoren dynamische Stempel erzeugen.

PDF-XChange Pro 10 Dynamische Stempel JavaScript Tracker Software Gestaltung Farbdefinition Stempelvorgaben Einstellungen speichern

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Dynamische Stempel - Einstellungen speichern

Unter Datei > Einstellungen > Einstellungen verwalten, können Sie Programm-Einstellungen speichern, so auch Stempel. Diese lassen sich danach auf anderen Computern importieren und so einfach und rasch für andere Arbeitsplätze zur Verfügung stellen. Die Identität des Benutzers wird danach automatisch aus den Einstellungen des Programmes übernommen.

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