Digitale Dokumenten-Archivierung mit PDF-XChange Pro (Win)

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Rechtssichere Belegaufbewahrung (gemäss GeBüV, CH)

Für eine elektronische Belegaufbewahrung gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung), sollten zwingend ein paar grundlegende Bedingungen beachtet werden. Man spricht von Langzeitarchivierung, wenn die Informationen mindestens 10 Jahre und länger aufbewahrt und zugreifbar gehalten werden. Bei einem elektronischen Archiv werden die Dokumente in ein langzeitstabiles Format wie PDF/A (inklusive OCR-Texterkennung, wenn es sich um gescannte Dokumente handelt) umgewandelt. Die Dokumente sollen auch dann lesbar bleiben, wenn die dazugehörigen Original-Applikationen nicht mehr vorhanden sind.

PDF-Tools in PDF-XChange Pro (Stapelverarbeitung)

Scannen Sie Ihre Dokumente in einen Hotfolder, um Sie danach mit PDF Tools, in der Stapelverarbeitung zeitsparend und sicher, optimal aufbereiten können. PDF Tools in ist PDF-Xchange Pro enthalten, sollten Sie nur über PDF-XChange Editor Plus verfügen, können Sie PDF Tools auch einzeln erwerben.

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PDF/A erzeugen mit PDF-XChange Pro

Im Herbst 2005 wurde PDF/A von der ISO (Internationale Organisation für Normung) als Standard für die Langzeitarchivierung verabschiedet. Damit eine exakte, reproduzierbare Darstellung des Inhalts eines PDFs auch nach Jahren gewährleistet werden kann, müssen bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Die PDF/A-Normen sorgen dafür, dass bestimmte Inhalte in einem PDF zwingend eingebettet werden (z. B. Schriften) und andere, weil sie die Beständigkeit eines Dokumentes unterlaufen (z. B. interaktive Links), nicht.

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Dokumenteigenschaften «Ansicht beim Öffnen» in PDF-XChange Pro

Es ist eine nicht zu unterschätzende Einstellung, welche Sie in den Dokumenteigenschaften von PDF-XChange Editor Plus für eine benutzerfreundliche Weitergabe Ihrem PDF einrichten sollten. Selbstverständlich wird dies, wie auch die zuvor gezeigten Schritte, im Aktionsassistenten zusammengefasst in einer Stapelverarbeitung.

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Dateigrösse optimieren mit PDF-XChange Pro

Wegen der hohen Eingabeauflösung beim Scan (300 bis 600 ppi), ist es nun erforderlich, die Dateigrösse Ihres PDFs zu optimieren. Dies sollte zwingend erst nach der OCR-Texterkennung erfolgen. Dies ergibt eine bessere Qualität bei der Erkennung von feinen und kleinen Schriften.

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OCR-Texterkennung mit PDF-XChange Pro

OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) ermöglicht es Ihnen, gescannte Dokumente nach deren Inhalten zu durchsuchen. Es wird hinter dem gescannten Dokument, mittels optischer Zeichenerkennung, der Text eingefügt. So können Sie zum Beispiel im geschlossenen PDF auf Ihrem Rechner nach Auftragsnummern, Aktenzeichen, Rechnungsnummern usw. suchen und finden das gewünschte Dokument im Handumdrehen. Kein langes Suchen in physischen Ordnern und Papierdokumenten.

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Scannen unter Windows und in PDF-XChange Pro

Auf einem PC (Windows) können Sie je nach eingesetzter Software und Gerät (Scanner) auf unterschiedlichem Weg Ihre Dokumente scannen, sprich erfassen. In diesem Video werde ich Ihnen meine Empfehlung für das Scannen von Dokumenten wie Arbeitszeugnisse, Diplome, Rechnungsbelege usw. aufzeigen. Wählen Sie eine gute Scanauflösung (300 bis 600 ppi), die Dateigrösse kann im Nachgang noch optimiert werden. Es ist wichtig, den Scan in einer hohen Auflösung zu erfassen, damit die OCR-Texterkennung mit bester Qualität durchgeführt werden kann.

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Wichtig bezüglich Kontrast und Auflösung

In diesem Video lernen Sie, worauf Sie beim Erfassen (scannen) von Belegen, Arbeitszeugnissen, Diplomen usw. achten sollten. Ein hoher Kontrast und eine gute Auflösung sollten als Grundlage für eine optimale OCR-Texterkennung Voraussetzung sein. Unabhängig, ob Sie die Dokumente via Scanner oder Smartphone digitalisieren.

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Einleitung zum Workshop

Die effiziente Dokumentenarchivierung sollte ein wesentlicher Bestandteil einer Unternehmensführung sein. Sie ermöglicht die zeitlich unbegrenzte und unveränderbare Aufbewahrung von Archivmaterial. Dabei bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile wie: Platzersparnis, Zeit- und Kostenreduktion, rasches Auffinden von Dokumenten, Rechtliche Konformität (gemäss GeBüV, Geschäftsbücherverordnung Schweiz) legt verbindliche Regelungen über die Führung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten fest.