Digitale Dokumenten-Archivierung mit Acrobat DC Pro (Teil 2)

Premium

Rechtssichere Belegaufbewahrung (gemäss GeBüV, CH)

Für eine elektronische Belegaufbewahrung gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung), sollten zwingend ein paar grundlegende Bedingungen beachtet werden. Man spricht von Langzeitarchivierung, wenn die Informationen mindestens 10 Jahre und länger aufbewahrt und zugreifbar gehalten werden. Bei einem elektronischen Archiv werden die Dokumente in ein langzeitstabiles Format wie PDF/A (inklusive OCR-Texterkennung, wenn es sich um gescannte Dokumente handelt) umgewandelt. Die Dokumente sollen auch dann lesbar bleiben, wenn die dazugehörigen Original-Applikationen nicht mehr vorhanden sind.

Datenbank GeBüV Geschäftsbücherverordnung Archiv Backup

Premium

Aktionsassistent in Adobe Acrobat DC Pro (Stapelverarbeitung)

Mit dem Aktionsassistenten in Adobe Acrobat DC Pro fassen Sie die einzelnen zuvor gezeigten Schritte in eine Stapelverarbeitung zusammen. Legen Sie sich einen Eingabe- und Ausgabeordner an. Danach scannen Sie Ihre Dokumente in den Eingabeordner und mit nur einem Klick werden sämtliche notwendigen Verarbeitungsschritte (OCR-Texterkennung, optimieren der Dateigrösse, Ansicht beim Öffnen) nach Ihren Vorgaben umgesetzt. Dies ist äusserst zeitsparend und vor allem werden Fehler bei der Verarbeitung vermieden.

Premium

PDF/A erzeugen mit Adobe Acrobat DC Pro

Im Herbst 2005 wurde PDF/A von der ISO (Internationale Organisation für Normung) als Standard für die Langzeitarchivierung verabschiedet. Damit eine exakte, reproduzierbare Darstellung des Inhalts eines PDFs auch nach Jahren gewährleistet werden kann, müssen bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Die PDF/A-Normen sorgen dafür, dass bestimmte Inhalte in einem PDF zwingend eingebettet werden (z. B. Schriften) und andere, weil sie die Beständigkeit eines Dokumentes unterlaufen (z. B. interaktive Links), nicht.

Premium

Dokumenteigenschaften «Ansicht beim Öffnen» in Acrobat DC Pro

Achten Sie bei der Weitergabe von PDF-Dokumenten darauf, dass Sie diese bedienerfreundlich weiterreichen. In den Dokumenteigenschaften können Sie einem Dokument eine «Ansicht beim Öffnen» einrichten, was der Person, die Ihr PDF bekommt, gleich einen Überblick verschafft und das Navigieren durch das Dokument erleichtert.

Premium

Dateigrösse optimieren mit Adobe Acrobat DC Pro

Wegen der hohen Eingabeauflösung beim Scan (300 bis 600 ppi), ist es nun erforderlich, die Dateigrösse Ihres PDFs zu optimieren. Dies sollte zwingend erst nach der OCR-Texterkennung erfolgen. Dies ergibt eine bessere Qualität bei der Erkennung von feinen und kleinen Schriften.

Premium

OCR-Texterkennung mit Adobe Acrobat DC Pro

OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) ermöglicht es Ihnen, gescannte Dokumente nach deren Inhalten zu durchsuchen. Es wird hinter dem gescannten Dokument, mittels optischer Zeichenerkennung, der Text eingefügt. So können Sie zum Beispiel im geschlossenen PDF auf Ihrem Rechner nach Auftragsnummern, Aktenzeichen, Rechnungsnummern usw. suchen und finden das gewünschte Dokument im Handumdrehen. Kein langes Suchen in physischen Ordnern und Papierdokumenten.